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だれが担当しても同じスピードで同じ品質のアウトプットを出せるようにしたい。管理者であれば、このような要望を持たれると思います。しかし、実態は業務が複雑化して人に依存している状況ではないでしょうか?
人が変わればアウトプットの品質が変わってしまう。悪くすれば、特定の人にしかできない業務がある。できる人にシゴトが集中していまい社員の業務量にバラつきがある。
ビジネスの環境が変化し、顧客のニーズも多様化して競争が激化する中で、既存の業務をどのように改善し標準化すればよいでしょうか?
ダイテックは業務の改善と標準化活動をサポートします。

ダイテックの業務改善サポートは、業務の目的や目標の再確認からスタートし、その目的を達成するためのプロセスを一つひとつ検証していきます。こちらから改善の答えを提供するのではなく、経営者、現場の管理者、そして実務担当者と一緒に考え、答えを模索するスタイルを採用しています。実務担当者に参画していただくことで、実態に合った業務のあり方を深掘りするとともに、改善活動を「自分ごと化」する効果が期待できます。

1.現状把握と目標設定

・改善の目的と目標を決める
(現状分析や問題点の抽出などはプロジェクトチームで実施)

2.プロジェクトチームの結成【経営層、管理者などの意思決定者】

・プロジェクトの期間を決める
・プロジェクトの予算を決める
・プロジェクトの目的と目標(ゴール)を決める
・プロジェクトのチームメンバーを決める
・プロジェクトのリーダー、補佐、事務局などの役割を決める
・プロジェクトの管理・報告体制を決める
・グランドルールを決める
・進め方を決める

3.プロジェクトの告知【経営層、管理者などの意思決定者】

・社員全員にプロジェクトの説明をする
・プロジェクトのチームメンバーに告知する
・チームメンバーの期待や懸念、そして感情をヒアリングする

4.キックオフ【プロジェクトチーム】

・必要に応じてアイスブレイク
・チームメンバー間で業務上の問題点と危機意識の共有
・チームメンバー間で業務目的と目標(ゴール)の共有
・グループワーク(共同作業を通じて関係性を促進)

5.業務改善【プロジェクトチーム】

・業務の目的と目標を再確認(再設定)
・業務の「幹」と「枝」の仕分け
・現状業務のプロセスマップ/WBS(Work Breakdown Structure:作業分解構成図)の作成
・ムリ、ムラ、ムダの洗い出し
・廃止、単純化、変換(方法・ツールを変える)の検討
・新しい業務プロセスの再構築(業務の標準化)
・改善実施計画書の作成&承認

6.改善の実施

7.レビュー&是正

8.業務基準書、業務マニュアルの作成<

業務マニュアルは使えない!?

業務マニュアルを専門の制作会社に丸投げして作成したのに、現場では「使えない」マニュアルになってしった。業務に詳しい社内の人が作成した業務マニュアルは、膨大なページ数になり、他の人にとっては分かりにくいものになってしまった。
業務マニュアルを作っても活用されない。業務マニュアルが実態とかい離している。こういった声をお聞きすることがあります。

どうして業務マニュアルを作っても活用されないのでしょうか?
作成する業務マニュアルが有すべき機能や、誰のために、どのような結果を得るために作成するのかが定まっていないことが大きな原因の一つだと思います。

・業務マニュアルの目的や目標は設定されていますか?
・経験、知識、期待、課題など、ターゲット読者の洞察はできていますか?
・目標を達成するための機能は明確になっていますか?
・読まれるための工夫をしていますか?

暗黙知を形式知に、属人化を属組織化に

ダイテックは、業務の標準化と業務マニュアルの制作を同時に行います。クライアント企業のメンバーと一緒に業務の改善と標準化を企画・推進し、実践的で統合された業務情報を整理して業務マニュアルに落とし込みます。参加者の知見やノウハウを会社の資産として集約し業務マニュアルに落とし込みます。
担当者は業務マニュアルの作成に携わることによって内容に精通するようになり、部下を的確に指導できるようになります。

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